Tăng năng suất công việc với kỹ thuật Pomodoro

Pomodoro là một kỹ thuật quản lý thời gian hiệu quả do Francesco Cirillo phát minh cuối thập niên 80. Kỹ thuật này sử dụng một đồng hồ để chia nhỏ công việc thành những khoảng thời gian (thường là 25 phút) xen giữa là những giờ giải lao ngắn. Nó khắc nghiệt nhưng vô cùng hiệu quả!
1/ Kỹ thuật Pomodoro là gì?

Kỹ thuật Pomodoro là một phương pháp tăng năng suất làm việc bằng cách dùng đồng hồ bấm giờ và các khoảng nghỉ. Giống như phương pháp Time Boxing, thiết đặt thời gian cho một công việc cụ thể và làm hết sức mình để hoàn thành có thể giúp vượt qua được sự trì hoãn ban đầu. Kỹ thuật Pomodoro còn làm được xa hơn như vậy, nó đưa ra một hệ thống có tính chu kỳ nhằm mục đích đánh bại sự lo lắng liên quan đến hạn chót.

Francessco Cirillo thảo nên kỹ thuật Pomodoro vào năm 1992 như một cách để giúp bản thân học tập tốt hơn. Ông ấy sau đó đã hoàn thiện kỹ thuật này và truyền bá cho mọi người. Kỹ thuật Pomodoro đang được ngày càng nhiều người trên thế giới nhận ra được sự hiệu quả của nó nhất là đối với một thế giới tràn ngập sự xao nhãng do sự bùng nổ thông tin như ngày nay. Nhiều tổ chức chuyên nghiệp và các cá nhân đang thực hành kỹ thuật này mỗi ngày trên khắp thế giới.

Bản chất của phương pháp này chính là tạo ra những hộp thời gian và nguyên lý của nó cực kì đơn giản: Chia nhỏ công việc dài thành những khoảng thời gian nhỏ. Và khi hoàn thành cái khoảng nhỏ cũng đủ để khiến não bộ kích thích và có thêm năng lượng để chiến nốt khoảng tiếp theo.

2/ Pomodoro dành cho ai ?
Phương pháp pomodoro dành cho tất cả mọi người và thích hợp hơn cả cho những ai thường xuyên làm việc văn phòng. Một điều đặc biệt mà tôi rút ra được là phương pháp này rất hiệu quả khi áp dụng với những công việc nhàm chán như học cái gì đó hay ngồi viết lách.

3/ Sử dụng phương pháp pomodoro như thế nào?

Như đã nói phương pháp này dựa trên những khoảng thời gian 25 phút và tất cả những gì bạn cần là một cái đồng hồ hay một ứng dụng điện thoại có thể giúp bạn biết khi nào thì hết một khoảng pomodoro.

Sau đây là những bước tiến hành :
1. Xác định nhiệm vụ chính của bạn.
2. Cài đặt đồng hồ .
3. Thực hiên nhiệm vụ cho đến khi hết 1 khoảng pomodoro.
4. Nghỉ ngơi 5 phút.
5. Mỗi khi hoàn thành 4 khoảng pomodoro thì nghỉ một khoảng dài 15-20 phút.

Mỗi khi hoàn thành 1 pomodoro mình tin chắc một điều rằng là bạn sẽ có cái cảm giác mang tên "hiệu quả" . 25 phút không quá dài không quá ngắn nhưng đủ để bạn cảm nhận được là bạn đang hoàn thành công việc đó. Bây giờ chúng ta sẽ mổ xẻ từng bước trong phương pháp này nào:

Bước 1: Xác định bạn sẽ làm công việc gì ?
Đúng vậy bước đầu tiên là xác định bạn làm điều gì. Nếu bạn đã có một danh sách những việc cần làm thì lướt qua một lượt và xác định công việc đó. Nếu chưa hãy chuẩn bị ngay 1 tờ giấy A4 và 1 cái bút. Ghi ra tất cả những việc bạn cần phải làm xong trong ngày hôm nay.

Một gợi ý cho bạn đó là xác định sự ưu tiên giữa các công việc. Tự hỏi bản thân " Đâu là 3 công việc quan trọng nhất mà mình cần hoàn thành ? "

Bước 2: Cài đặt đồng hồ cho 25 phút
Điều này không có gì khó. Bạn có thể dùng một cái đồng hồ theo đúng nghĩa đen của nó để xác định giờ bắt đầu và kết thúc cho mỗi 25 phút.

Bước 3: Thực hiện nhiệm vụ đến khi hết 1 khoảng pomodoro
Bạn đã có danh sách công việc, đã có cái đồng hồ. Ok làm thôi. Cho đồng hồ chạy, và bắt đầu vào công việc. Đừng để đầu óc của bạn tới cái đồng hồ, tập trung vào công việc.
Một vài hướng dẫn cho bạn trong khi thực hiện bước này:
- Bạn chỉ thực hiện 1 công việc duy nhất trong mỗi khoảng 25 phút. Không có công việc nhỏ nhặt nào có thể xen ngang vào đây được.
- Khi hết 1 pomodoro, nghỉ 5 phút ngay. Thậm chí cả khi bạn chỉ cần 2-3 phút để hoàn thành nốt nhiệm vụ đó. Nguyên tắc là nguyên tắc.
- Khi công việc chưa hoàn thành, cho nó vào khoảng pomodoro tiếp theo.
- Nếu bạn hoàn thành công việc khi vẫn còn thời gian. Đừng nghỉ ngơi dành thời gian để nhìn lại những gì bạn đã làm. Đợi cho hết 25 phút.
- Nếu có việc gấp xảy ra. Hoặc là bạn bỏ dở công việc và hủy ngay pomodoro hiện tại hoặc là bạn ghi nó ra một mảnh giấy và để lúc khác làm.
- Nếu có ai đó yêu cầu hay rủ rê bạn làm gì , buộc họ đợi bạn hết 25 phút đã.

Bước 4: Nghỉ ngơi 5 phút
Sau mỗi pomodoro, tiến hành nghỉ ngơi 5 phút. Đây là khoảng thời gian nhỏ nho để bạn có thể tạm thời thoát khỏi công việc. Bạn cần phải tận dụng tối đa thời gian ít ỏi này. Dưới đây là những việc bạn cần làm trong thời gian nghỉ ngắn (khoảng 5 phút):
- Dãn gân cốt – rất quan trọng; hãy tập vài động tác thể dục để kéo dãn toàn bộ cơ thể, đặc biệt là lưng nếu bạn làm việc trong tư thế ngồi.
- Uống nước nếu cần thiết
- Đi toilet
- Để đầu óc thoải mái, đừng nghĩ đến các pomodoro đang thực hiện
Nhớ rằng bạn không có nhiều thời gian, nên hãy làm mọi việc thật nhanh.

Bước 5: Nghỉ dài 15-20 phút
Cứ mỗi lần bạn thực hiện được 4 pomodoro hãy cho phép bản thân được nghỉ 15 -20 phút. Thời gian nghỉ dài giúp bạn có nhiều thì giờ để refresh lại bản thân. Làm những việc giống như thời gian nghỉ ngắn, cộng thêm:
- Đi bộ vòng vòng
- Chạy hoặc nhảy để lưu thông máu huyết
- Tập vài bài thể dục như hít đất, yoga
- Đi ra ngoài hít thở một lát
- Ăn nhẹ.
- Thư giãn đầu óc, nghe nhạc một chút.
- Lướt web.

Cần phải thực hành và có kế hoạch để có được những khoảng thời gian nghỉ tốt nhất. Việc thay đổi không khí như vậy đôi khi vô hình chung giúp bạn có cái nhìn khác dành cho công việc đang làm.

(ST - Lâm Mắt Kính)